Como conduzir uma reunião que termina no horário

Decida se você precisa de uma reunião

Se é só compartilhar informação, uma mensagem ou um documento pode bastar. Reúna-se quando precisar de uma decisão, de uma discussão ou de um jeito rápido de desfazer uma confusão.

Escreva o objetivo

Uma frase: “Ao final, teremos decidido X.” Coloque-a no topo do convite.

Dê tempo a cada item da pauta

• Coloque um número de minutos ao lado de cada assunto.
• Acrescente o nome do responsável para que ele possa se preparar.
• Some os minutos. Se passarem da duração da reunião, corte assuntos, não o tempo de discussão.

Convide menos pessoas

Convide quem decide ou contribui. Envie as anotações para todos os outros.

Durante a reunião

• Comece no horário, mesmo que falte gente.
• Indique alguém para controlar o tempo.
• Deixe os assuntos paralelos numa lista em vez de segui-los.
• Pare 5 minutos antes para repassar as decisões.

Termine com ações

Para cada ação, escreva o quê, quem e até quando. Envie no mesmo dia. Uma ação sem responsável e sem data costuma ser esquecida.