時間どおりに終わる会議の進め方

会議が必要かどうか判断する

情報共有だけなら、メッセージや文書で足りるかもしれません。決定、議論、混乱を素早く解消する方法が必要なときに集まります。

目的を書く

1文で：「終わるまでにXを決める」。招待状の先頭に載せます。

すべての議題に時間を割り当てる

• 各議題の横に分数を書きます。
• 準備できるよう、担当者の名前を添えます。
• 分数を合計します。会議の時間を超えるなら、議論の時間ではなく議題を削ります。

招待する人数を減らす

決定する人か、貢献する人を招待します。それ以外の人にはメモを送ります。

会議中

• 人が揃っていなくても、時間どおりに始めます。
• タイムキーパーを決めます。
• 脱線した話題は追わずにリストに置いておきます。
• 5分早く切り上げて、決定事項を読み上げます。

アクションで締めくくる

各アクションに、何を・誰が・いつまでにを書きます。その日のうちに送ります。担当者も期限もないアクションは、たいてい忘れられます。