Cara memimpin rapat yang selesai tepat waktu

Putuskan apakah Anda perlu rapat

Jika hanya berbagi informasi, pesan atau dokumen mungkin cukup. Berkumpullah saat Anda butuh keputusan, diskusi, atau cara cepat untuk menyelesaikan kebingungan.

Tulis tujuannya

Satu kalimat: “Pada akhirnya kita sudah memutuskan X.” Taruh di bagian atas undangan.

Beri waktu setiap butir agenda

• Taruh jumlah menit di samping setiap topik.
• Tambahkan nama penanggung jawab agar mereka bisa bersiap.
• Jumlahkan menitnya. Jika melebihi durasi rapat, potong topik, bukan waktu diskusi.

Undang lebih sedikit orang

Undang mereka yang memutuskan atau berkontribusi. Kirim catatan kepada yang lain.

Selama rapat

• Mulai tepat waktu, meski ada yang belum hadir.
• Tunjuk pencatat waktu.
• Taruh topik sampingan dalam daftar daripada mengikutinya.
• Berhenti 5 menit lebih awal untuk membacakan kembali keputusan.

Akhiri dengan tindakan

Untuk setiap tindakan tulis apa, siapa, dan kapan. Kirim pada hari yang sama. Tindakan tanpa penanggung jawab dan tanggal biasanya terlupakan.