Comment mener une réunion qui finit à l’heure

Décidez si vous avez besoin d’une réunion

S’il ne s’agit que de partager des informations, un message ou un document peut suffire. Réunissez-vous quand il faut une décision, une discussion ou un moyen rapide de lever une confusion.

Écrivez l’objectif

Une phrase : « À la fin, nous aurons décidé X. » Placez-la en haut de l’invitation.

Chronométrez chaque point de l’ordre du jour

• Mettez un nombre de minutes à côté de chaque sujet.
• Ajoutez le nom du responsable pour qu’il puisse se préparer.
• Additionnez les minutes. Si elles dépassent la durée de la réunion, coupez des sujets, pas le temps de discussion.

Invitez moins de monde

Invitez ceux qui décident ou contribuent. Envoyez les notes à tous les autres.

Pendant la réunion

• Commencez à l’heure, même s’il manque du monde.
• Désignez quelqu’un pour surveiller le temps.
• Mettez les sujets annexes dans une liste plutôt que de les suivre.
• Arrêtez 5 minutes plus tôt pour relire les décisions.

Terminez par des actions

Pour chaque action, écrivez quoi, qui et pour quand. Envoyez-les le jour même. Une action sans responsable ni date est généralement oubliée.