Cómo dirigir una reunión que termine a su hora

Decide si necesitas una reunión

Si solo se trata de compartir información, puede bastar un mensaje o un documento. Reúnete cuando necesites una decisión, un debate o una forma rápida de aclarar una confusión.

Escribe el objetivo

Una frase: «Al final habremos decidido X». Ponla al principio de la invitación.

Pon tiempo a cada punto del orden del día

• Anota un número de minutos junto a cada tema.
• Añade el nombre del responsable para que pueda prepararse.
• Suma los minutos. Si superan la duración de la reunión, recorta temas, no el tiempo de debate.

Invita a menos personas

Invita a quienes deciden o aportan. Envía las notas a todos los demás.

Durante la reunión

• Empieza a la hora, aunque falte gente.
• Nombra a alguien que controle el tiempo.
• Aparca los temas secundarios en una lista en vez de seguirlos.
• Termina 5 minutos antes para repasar las decisiones.

Termina con acciones

Para cada acción escribe qué, quién y para cuándo. Envíalas el mismo día. Una acción sin responsable ni fecha suele olvidarse.