So planen Sie Ihren Tag in Zeitblöcken

Beginnen Sie mit dem, was schon feststeht

Tragen Sie Besprechungen, Schulwege, Pendelzeiten und alles ein, was Sie nicht verschieben können. Was übrig bleibt, ist die Zeit, über die Sie wirklich verfügen, und sie ist meist kleiner als gedacht.

Arbeit auflisten, dann schätzen

1. Schreiben Sie alles auf, was Sie heute tun möchten.
2. Schätzen Sie neben jedem Punkt, wie lange er dauert.
3. Schlagen Sie auf alles, was Sie noch nie gemacht haben, die Hälfte oben drauf.
4. Streichen Sie, was offensichtlich nicht passt.

Legen Sie die schwerste Arbeit dorthin, wo Sie die meiste Energie haben

Die meisten Menschen haben eine Tageszeit, zu der Konzentration leichter fällt. Legen Sie die Aufgabe, die Nachdenken erfordert, dorthin und E-Mails, Verwaltung und Besorgungen in die flacheren Tagesabschnitte.

Fassen Sie kleine Aufgaben zusammen

Zehn Fünf-Minuten-Aufgaben, über den Tag verstreut, unterbrechen Ihre Konzentration zehnmal. Geben Sie ihnen einen gemeinsamen Block namens „Verwaltung“ und erledigen Sie sie zusammen.

Lassen Sie Puffer

Pläne scheitern an den Rändern: die Besprechung, die überzieht, die Aufgabe, die länger dauert. Lassen Sie zwischen großen Blöcken 10 bis 15 Minuten Luft oder am Nachmittag eine freie Stunde.

Wenn der Tag schiefläuft

• Werfen Sie den Plan nicht weg. Verschieben Sie die übrigen Blöcke nach hinten.
• Streichen Sie zuerst den Block mit dem geringsten Wert.
• Notieren Sie, welche Schätzung falsch war, damit morgen realistischer ist.

Rückblick in zwei Minuten

Sehen Sie sich am Ende des Tages an, was Sie geplant haben und was passiert ist. Das Ziel ist keine perfekte Punktzahl, sondern mit der Zeit bessere Schätzungen.