So leiten Sie eine Besprechung, die pünktlich endet

Entscheiden Sie, ob Sie eine Besprechung brauchen

Geht es nur um den Austausch von Informationen, kann eine Nachricht oder ein Dokument reichen. Treffen Sie sich, wenn Sie eine Entscheidung, eine Diskussion oder einen schnellen Weg brauchen, Verwirrung zu klären.

Schreiben Sie das Ziel auf

Ein Satz: „Am Ende haben wir X entschieden.“ Setzen Sie ihn an den Anfang der Einladung.

Geben Sie jedem Agendapunkt eine Zeit

• Schreiben Sie neben jedes Thema eine Minutenzahl.
• Fügen Sie den Namen des Verantwortlichen hinzu, damit er sich vorbereiten kann.
• Addieren Sie die Minuten. Übersteigen sie die Dauer der Besprechung, streichen Sie Themen, nicht die Zeit für die Diskussion.

Laden Sie weniger Personen ein

Laden Sie die ein, die entscheiden oder beitragen. Schicken Sie allen anderen die Notizen.

Während der Besprechung

• Beginnen Sie pünktlich, auch wenn Leute fehlen.
• Bestimmen Sie jemanden für die Zeit.
• Parken Sie Nebenthemen in einer Liste, statt ihnen zu folgen.
• Hören Sie 5 Minuten früher auf, um die Entscheidungen vorzulesen.

Enden Sie mit Maßnahmen

Schreiben Sie zu jeder Maßnahme, was, wer und bis wann. Senden Sie sie am selben Tag. Eine Maßnahme ohne Verantwortlichen und Datum wird meist vergessen.